Informace o zpracování osobních údajů absolventů
- Správce osobních údajů
Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů. Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.
2. Účely zpracování osobních údajů
Veřejná vysoká škola zpracovává osobní údaje absolventů za účelem:
- registrace a zařazení absolventa do databáze alumni portálu,
- vedení a správy uživatelského profilu absolventa v alumni portálu,
- ověření, zda je registrovaná osoba skutečně absolventem univerzity,
- komunikace s absolventy v rámci alumni agendy,
- zasílání newsletterů, novinek, pozvánek a informací o aktivitách a dění na univerzitě, pokud k tomu absolvent udělí souhlas,
- zveřejnění vizitky absolventa v rámci alumni portálu, včetně sekce „Inspirujte se“, pokud k tomu absolvent udělí souhlas,
- zpřístupnění vybraných údajů o absolventovi ostatním registrovaným uživatelům alumni portálu, pokud k tomu absolvent udělí souhlas,
- vytváření a rozvíjení komunity absolventů a podpory vztahu absolventů k univerzitě.
3. Právní základ zpracování
Osobní údaje absolventů jsou zpracovávány na základě:
- čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů.
Souhlas je udělován dobrovolně pro účely uvedené v této informaci. Absolvent není povinen souhlas udělit. Neudělení souhlasu nebo jeho pozdější odvolání nemá vliv na dříve ukončené studium ani na práva a povinnosti vyplývající z předchozího studijního poměru.
4. Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Veřejná vysoká škola může za výše uvedenými účely zpracovávat zejména tyto osobní údaje absolventů:
a) Identifikační údaje
- jméno a příjmení užívané v době studia,
- titul nebo tituly,
- datum narození,
- město narození,
- stát narození,
- pohlaví,
- univerzitní ID.
b) Údaje o studiu
- informace o časovém období studia,
- fakulta nebo jiná součást,
- studijní program nebo obor.
c) Kontaktní údaje
- e-mailový kontakt,
- telefonní kontakt,
- kontaktní adresa.
d) Profesní a další profilové údaje
- další vzdělání,
- informace o zaměstnání,
- aktuální poloha, pokud je dobrovolně uvedena v profilu,
- další údaje, které absolvent dobrovolně vyplní do svého alumni profilu.
e) Ověřovací údaj
- rodné číslo, a to pouze pro účely jednorázového ověření, zda je registrovaná osoba skutečně absolventem univerzity, pokud univerzita tento údaj pro ověření využívá.
Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanovených účelů.
5. Zdroj osobních údajů
Osobní údaje jsou získávány především přímo od absolventa při registraci do alumni portálu, při správě profilu a v průběhu využívání alumni služeb.
V nezbytném rozsahu mohou být některé údaje ověřeny nebo doplněny z interních evidencí univerzity, zejména za účelem ověření, zda je žadatel skutečně absolventem univerzity.
6. Příjemci osobních údajů
Osobní údaje absolventů mohou být zpřístupněny nebo předány zejména:
- zaměstnancům univerzity, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních povinností v rámci alumni agendy,
- zpracovatelům zajišťujícím technický provoz alumni portálu, rozesílku newsletterů nebo související IT a komunikační služby,
- dalším subjektům, pokud tak stanoví právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí příslušného orgánu.
Vybrané osobní údaje mohou být na základě nastavení alumni portálu zpřístupněny také ostatním registrovaným uživatelům portálu, pokud je taková funkcionalita součástí služby a absolvent s tím souhlasí.
7. Předávání osobních údajů do třetích zemí
Osobní údaje absolventů nejsou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní technické služby nebo komunikační platformy využívané pro alumni portál nebo newslettery. V takovém případě bude absolvent informován v souladu s platnými právními předpisy.
8. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje absolventů jsou zpracovávány po dobu trvání uděleného souhlasu, tedy do jeho odvolání, nejdéle však po dobu existence alumni portálu nebo příslušné alumni agendy, pro kterou byly údaje poskytnuty.
Pokud absolvent souhlas odvolá, budou jeho osobní údaje bez zbytečného odkladu vyřazeny nebo anonymizovány, není-li jejich další zpracování nezbytné z jiného zákonného důvodu.
9. Práva subjektu údajů
Absolvent má za podmínek stanovených GDPR právo:
- požadovat přístup ke svým osobním údajům,
- požadovat opravu nepřesných osobních údajů,
- požadovat doplnění neúplných osobních údajů,
- požadovat výmaz osobních údajů,
- požadovat omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování,
- požadovat přenositelnost osobních údajů,
- kdykoli odvolat udělený souhlas, a to i bez udání důvodu,
- nebýt předmětem rozhodnutí založeného výlučně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, pokud by k takovému zpracování docházelo,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Žádosti o výkon práv subjektu údajů lze podat na kontaktních údajích správce nebo pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených výše.
10. Odvolání souhlasu
Souhlas se zpracováním osobních údajů může absolvent kdykoli odvolat, a to způsobem stejně jednoduchým, jakým byl souhlas udělen, zejména:
- prostřednictvím nastavení uživatelského účtu v alumni portálu, je-li tato možnost technicky dostupná,
- zasláním žádosti na adresu správce,
- zasláním žádosti do datové schránky univerzity,
- zasláním e-mailové zprávy na kontaktní adresu správce nebo pověřence.
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním.
11. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Na pověřence se může absolvent obrátit v případě jakýchkoli dotazů, požadavků nebo podnětů týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů nebo při uplatnění svých práv.
12. Právo podat stížnost
Absolvent má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
13. Automatizované rozhodování
Při zpracování osobních údajů absolventů nedochází k rozhodování založenému výlučně na automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování, ledaže by byl absolvent o takovém postupu samostatně informován.